Flugbuch für Verein und Flugschule: Worauf es bei der Auswahl ankommt

Ein Verein oder eine Flugschule führt kein Flugbuch, sondern viele: eines pro Mitglied, dazu die Aufzeichnungen der Flugzeuge, das Buchungssystem und die Unterschriften der Fluglehrer. Wer ein digitales Flugbuch für die ganze Gruppe auswählt, stellt deshalb andere Fragen als ein einzelner Pilot. Dieser Artikel sammelt sie.

Für den einzelnen Piloten gibt es eine eigene Entscheidungshilfe: Welches digitale Flugbuch passt zu mir?

1. Wird jeder Flug nur einmal erfasst?

Das Kernproblem in der Praxis ist die doppelte oder vierfache Erfassung: im Bordbuch, im Vereinssystem, im Buchungssystem und dann noch im persönlichen Flugbuch. Frage jeden Anbieter, welche Systeme er anbindet und was dabei übernommen wird.

Bei cloudlog.aero gibt es drei Anbindungen:

• Aircraft Info Desk (AID): Ist ein Flug dort eingetragen, steht er wenige Sekunden später im Flugbuch, mit PIC, Fluglehrer, Schüler, Landungen und, sofern vorhanden, der Unterschrift des Lehrers.
• Vereinsflieger: Einmalig wird die gesamte Historie importiert, danach laufen neue Flüge fortlaufend ein. Startart und Nachtzeit werden übernommen.
• Charterware: Flüge, die direkt im Luftfahrzeug aufgezeichnet werden, laufen nach der Verbindung der Chip-ID automatisch ein.

Die Anbindungen gehören zu Pro und TEAMS. Mehr dazu auf der Seite Integrationen.

2. Wie unterschreibt der Fluglehrer?

Ein Schulungsflug ohne Unterschrift des Fluglehrers oder Prüfers ist kein gültiger Nachweis. Ein gutes System macht fehlende Unterschriften sichtbar, statt sie stillschweigend durchzuwinken.

In cloudlog.aero läuft das so:

• Der Schüler holt die Unterschrift direkt am Gerät ein oder schickt aus dem Flug heraus eine Signatur-Anfrage an einen Kontakt mit hinterlegter E-Mail-Adresse.
• Ist der Fluglehrer selbst Nutzer, landet die Anfrage in seinem Posteingang. Sonst bekommt er einen Link per E-Mail und unterschreibt ohne eigenes Konto.
• Jede Anfrage hat einen Status: Offen, Unterschrieben oder Abgelehnt.
• Bis die Unterschrift vorliegt, bleibt der Schulungsflug als unvollständig markiert.
• Wird ein signierter Flug nachträglich geändert, verfällt die Unterschrift, aber erst, nachdem das ausdrücklich bestätigt wurde.

Die Schritte stehen in der Anleitung Signatur für einen Flug anfragen und erteilen.

3. Wie werden Mitglieder und Rollen verwaltet?

Frage, wie ein Team zusammenkommt und wer Mitglieder freigibt. In cloudlog.aero TEAMS treten Mitglieder über einen Team-Code bei, die Aufnahme bestätigt ein Team-Administrator. Fluglehrer, Schüler und Prüfer werden als solche gekennzeichnet, samt Instruktor- und Prüfer-Lizenznummer, und erscheinen danach direkt in der Rollenauswahl des Flugeditors. Ein Flug wird einmal erfasst und an Schüler oder Lehrer weitergegeben, der Empfänger übernimmt ihn in sein eigenes Flugbuch.

4. Was kostet es pro Mitglied?

Rechne mit der Zahl deiner aktiven Mitglieder, nicht mit dem Preis für einen Piloten. Bei cloudlog.aero kostet TEAMS 4,99 € pro Mitglied und Monat und setzt mindestens fünf Mitglieder voraus. Enthalten ist der volle Funktionsumfang von Pro plus Teamverwaltung, digitale Fluglehrer-Unterschriften und ein Team-Flyer mit QR-Code zur Mitgliederwerbung. Alle Mitgliedschaften sind monatlich kündbar, die ersten 30 Tage kostenlos.

TEAMS ist kein Self-Service-Produkt. Ihr schreibt kurz, wie groß euer Verein oder eure Flugschule ist, und das Team wird gemeinsam eingerichtet. Wer Aircraft Info Desk nutzt, zahlt für Pro 6,90 € statt 7,90 €.

5. Wo liegen die Daten, und wie komme ich wieder heraus?

Die Daten liegen bei cloudlog.aero in deutschen Rechenzentren, die der DSGVO unterliegen. Flüge lassen sich jederzeit exportieren, und jedes Mitglied kann sein Konto selbst löschen. Frage bei jedem System nach, was mit den Daten eines ausgetretenen Mitglieds oder nach einer Kündigung passiert.

Checkliste für die Entscheidung im Vorstand

• Ist unser Buchungssystem angebunden (AID, Vereinsflieger, Charterware)?
• Kann der Fluglehrer unterschreiben, ohne ein Konto anlegen zu müssen?
• Sehen wir auf einen Blick, welche Schulungsflüge noch keine Unterschrift haben?
• Wie kommen Mitglieder ins Team, und wer gibt sie frei?
• Was kostet es bei unserer Mitgliederzahl im Jahr?
• Wo liegen die Daten, und wie kommen wir wieder heraus?
• Können Mitglieder ihr bisheriges Flugbuch übernehmen? (Siehe Zu cloudlog.aero wechseln)

Fazit

Für Vereine und Flugschulen kommt es weniger auf einzelne Funktionen an als auf den Ablauf: Wird jeder Flug nur einmal erfasst, und ist jede Pflichtunterschrift sichtbar? Wenn ihr cloudlog.aero prüfen wollt, findet ihr Funktionen und Preise auf der Seite Für Vereine und Flugschulen.